Choć w dzisiejszych czasach korespondencja elektroniczna jest czymś zupełnie powszechnym i naturalnym, wiele firm oraz instytucji nadal komunikuje się z odbiorcami za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Banki, urzędy, firmy windykacyjne, a nawet operatorzy telekomunikacyjni często są wręcz zobowiązani do tego, by ich korespondencja miała formę drukowaną. Wysyłane przez nie listy z fakturami, umowami czy ponagleniami liczone są w dziesiątkach, a nawet setkach tysięcy rocznie. W zarządzaniu tak dużym wolumenem pomaga technologia. Przykładem jest aplikacja Greenweb służąca do obsługi korespondencji biurowej.
Greenweb to stale rozwijana platforma stworzona przez prywatnego operatora pocztowego Speedmail. Aplikacja umożliwia kompleksowe zarządzanie korespondencją biurową, ułatwiając pracę nadawcom, którzy regularnie wysyłają większą liczbę listów. Do jej głównych funkcjonalności należą: prowadzenie osobistej książki adresowej nadawców i odbiorców, generowanie książek nadawczych, tworzenie wydruków ZPO (przesyłki za potwierdzeniem odbioru), nadruków na koperty, a także etykiet na druki samoprzylepne. Aplikacja nie wymaga instalowania, użytkownicy mogą z niej korzystać z poziomu przeglądarki internetowej.
– Niewątpliwą zaletą Greenweb jest to, że aplikacja umożliwia pełne zarządzanie nadaniami i została zintegrowana z systemem track and trace, co sprawia, że jest to narzędzie uniwersalne. Dzięki systemowi track and trace możliwe jest szybkie wyszukanie dowolnej przesyłki i sprawdzenie na jakim etapie doręczenia się ona znajduje. Użytkownik aplikacji cały czas ma dostęp do systemu raportowania z rozbudowanymi zestawieniami, które zawierają końcowe zdarzenia zarejestrowane dla poszczególnych przesyłek – mówi Janusz Konopka, prezes zarządu Speedmail.
Standardowo proces nadawczy obejmuje takie elementy jak: przygotowanie dokumentu, kopertowanie, adresowanie oraz wypełnienie książek nadawczych. Łącznie oznacza to szereg powtarzalnych czynności, które przy wysokich wolumenach przesyłek wymagają poświęcenia znacznej ilości czasu. Sprawę ułatwia aplikacja pocztowa, która upraszcza obsługę korespondencji. Umożliwia np. automatyczne generowanie danych do wydruków, na podstawie wcześniej przygotowanych przesyłek czy elektroniczne przygotowanie i drukowanie książek nadawczych w podziale na operatora i datę nadania.
– Z aplikacji Greenweb korzystają przede wszystkim nadawcy komercyjni, ale widzimy, że coraz częściej są to również przedstawiciele jednostek samorządowych. Po przełamaniu pierwszej bariery technologicznej wielu z nich staje się wręcz wiernymi zwolennikami tego narzędzia. Stale pracujemy nad tym, by nasze rozwiązania cyfrowe były nie tylko coraz bardziej intuicyjne w obsłudze, ale też dostępne dla szerokiej grupy odbiorców – tłumaczy Janusz Konopka.
Speedmail to największy w Polsce niezależny operator pocztowy. Firma doręcza przesyłki listowe i marketingowe poprzez sieć ponad 100 placówek zlokalizowanych w większości dużych i średnich miast kraju. (MZ)
