Uniwersalna platforma zarządzania członkami organizacji

282

Autorskie rozwiązanie firmy SORGA jest pierwszą w Polsce platformą klasy MMS (Membership Management Systems), która w sposób kompleksowy zarządza procesami w działalności organizacji członkowskich. Jest narzędziem uniwersalnym, wspomagającym funkcjonowanie stowarzyszeń, klubów, związków, federacji, izb, fundacji oraz innych tego tupu podmiotów. System usprawnia i weryfikuje ewidencję członków, zawiera mechanizmy elektronicznej komunikacji i rekrutacji nowych członków, obligatoryjność przedłużania uprawnień do wykonywania zawodu i udziału w szkoleniach, efektywność zbierania składek oraz obsługę wielu innych procesów. Twórcą systemu jest dr Waldemar Dobrzyński, prezes firmy SORGA (System Obsługi Organizacji).

– Skąd wziął się pomysł na stworzenie pierwszej w Polsce platformy MMS?

– Wywodzę się ze środowiska naukowego, a ponieważ jestem informatykiem z wykształceniem biznesowo-ekonomicznym zarządzanie procesami od dawna mnie interesowało. Byłem wykładowcą informatyki na Uczelni Łazarskiego i doktoryzowałem się z algorytmów sztucznej inteligencji. Tę wiedzę przeniosłem do praktyki. W mojej poprzedniej firmie opracowywaliśmy systemy dla organizacji członkowskich zamkniętych, takich jak izby radców prawnych, adwokatów, notariuszy czy lekarzy. Pomagaliśmy im usprawnić zarządzanie skomplikowanymi procesami m.in. związanymi z weryfikacją przedłużania co kilka lat uprawnień do wykonywania zawodu, udziału w szkoleniach, ewidencjonowania poboru składek i wielu innych czynności. Tego typu organizacji jest stosunkowo niewiele, stąd pojawiła się bariera skalowalności biznesu. Poza tym skądinąd wiadomo, że dużo lepiej i bezpieczniej jest mieć wielu małych niż niewielu dużych klientów. Zależało nam na utworzeniu uniwersalnej platformy, która by pasowała do wszystkich organizacji członkowskich i  zaczęliśmy szukać takich rozwiązań.  W Polsce, ani w Europie  nikt  w sposób zintegrowany tego nie robił.  Zajrzeliśmy do Stanów Zjednoczonych, i bingo!. Tam są takie systemy,  o których mało kto słyszał. Nazywają się  MMS – Membership Management Systems.

– To było inspiracją do stworzenia własnego MMS?

– Przekonaliśmy się przede wszystkim, że utworzenie wspólnej platformy do obsługi wielu organizacji jest możliwe. W Stanach Zjednoczonych systemów klasy MMS jest ponad sto, czyli ponad 100 różnych rozwiązań. Te platformy mają wielu członków.  Największy system amerykański liczy ok. 30 tys. różnorodnych organizacji na jednej platformie z liczbą ok. 20 mln użytkowników.  Amerykanie  ze swoim systemem jeszcze nie weszli do Polski. Zwykle zaczynają od Australii,  Nowej Zelandii, Anglii i  dopiero tą drogą docierają do Europy. To dało nam impuls do działania, bo właśnie takich rozwiązań poszukiwaliśmy z zamiarem opracowania własnego MMS.

– Wzorowaliście się na amerykańskich rozwiązaniach?

– Nie można adaptować  wprost żadnego systemu do polskich realiów, ale pewne rozwiązania mogą pomóc w stworzeniu własnej platformy MMS. Zainspirowało nas hasło reklamowe  największego systemu w Stanach Zjednoczonych „Uwolnimy się z exelowego piekła”. My mamy podobne, „Koniec z tabelkami exela”.  To są już zupełnie inne technologie, które porządkują i usprawniają obsługę organizacji. Zanim przystąpiliśmy do pisania programu dokonaliśmy wnikliwej analizy polskiego rynku. Dopiero po tych badaniach podjęliśmy decyzję o inwestowaniu w stworzenie nowego narzędzia informatycznego. Zajęło nam to półtora roku, a od dwóch lat już je sprzedajemy. Dzisiaj mamy już ponad 50 organizacji,  w tym tak  dużych jak Krajowa Izba Gospodarcza, Akademicki Związek Sportowy, Polski Związek Inżynierów i Techników Budownictwa, Towarzystwo Pediatryczne,  Związek Zawodowy Lekarzy  czy Stowarzyszenia Dyrektorów Finansowych „FINEXA”. Wszystkie charakteryzują się zupełnie inną działalnością, a jednak nasze narzędzia pasują do zarządzania każdą z nich. Każdy system dostosowywany jest indywidualnie do potrzeb klienta, którego obsługujemy.  Wszyscy płacą  nam  za obsługę abonament w przedziałach dostosowanych do ich aktywności.

– Jakie są potrzeby polskiego rynku w tym zakresie?

– Ogromne, chociaż skali tego rynku jeszcze nikt nie zinwentaryzował. Tak naprawdę, nie wiadomo ile takich organizacji jest w Polsce. Przypuszczamy, że może ich  być od 100 do 200  tys. To są izby, stowarzyszenia, federacje, kluby, związki, towarzystwa, które zrzeszają ludzi, firmy, instytucje, albo obiekty takie jak np. sieci sklepów, aptek, hurtowni, którymi ktoś zarządza. Każdy producent ma swoją organizację branżową i jakieś kluby biznesowe.  Producenci ziemniaków, buraków, jabłek, cukru, mięsa  i innych produktów też mają swoje organizacje. Są izby rolnicze, kółka rolnicze, koła gospodyń wiejskich.  Do związków samorządowych z kolei należą np. gminy, miasta, powiaty i metropolie. Każda metropolia ma  też swoje związki np. gmin metropolitalnych,  gmin węglowych.  Trudno wyliczyć ile tego jest. Środowiska medyczne mają również swoje izby, stowarzyszenia, związki zawodowe. Podobnie jest ze środowiskiem sportowym, gdzie tych związków jest sporo,  np. kolarskie, szermiercze, badmintona, podnoszenie ciężarów, judo, boksu itp.  Wszystkie te organizacje mają swoich członków, ale do tej pory nie było systemu, który obsługiwałby  w sposób zintegrowany każdy z obszarów ich działalności.

– System MMS rozwiązał ten problem w sposób zintegrowany?

– W większości takich organizacji do  rejestracji i obsługi członków, zbierania składek, prowadzenia księgowości i innych aktywności, wykorzystywano szablony programy Exel, albo jakiś dopasowany CRM.  Formularze szły do maila, a potem wklepywano je do eksela, ale tego z reguły nie integrowano. Nasz system  kompleksowo usprawnia obsługę i porządkuje te działania w trzech podstawowych obszarach: ewidencji, zarzadzania finansami i komunikacji. Przy ewidencjonowaniu członków, darczyńców czy organizacji współpracujących następuje generowania dowolnych zestawień po wybranych kryteriach. To pozwala m.in na szybką weryfikację ich liczby oraz aktywności. Umożliwia też elektroniczną obsługę naboru nowych członków. Moduł zarządzania finansami jest nie tylko narzędziem do rejestracji wpływów czy sprawdzania płatności członków, ale dodatkowo może przypominać o nadchodzących terminach płatności i wysyłać informacje o nieopłaconych składkach.  W jednym  z towarzystw medycznych ściągalność składek była na poziomie kilku procent,  a teraz wzrosła do 80 proc. Istnieje również możliwość integracji z systemem bankowym np. Pekao Collect oraz płatnościami on-line.

– A jaką rolę odgrywa extranet w tych działaniach?

W SORGA każdy z członków, darczyńców i organizacji współpracujących posiada osobne konto i bezpieczny dostęp do extranetu – specjalnej przestrzeni w systemie dedykowanej dla siebie. Może tutaj odczytać ogłoszenie umieszczone w systemie, załączyć stosowne dokumenty (np. niezbędne do uzyskania uprawnień, dopuszczenia do egzaminu itp.), pobrać udostępnione dla siebie dokumenty (np. certyfikat, pozwolenie, zaświadczenie itp.), sprawdzić swoje płatności, dokonać wpłat przez internet, zagłosować, zapisać się na wydarzenie czy szkolenie i aktualizować swoje dane. Korzyści z zainstalowania tego sytemu jest bardzo dużo. Dzięki tym naszym rozwiązaniom możemy tworzyć wielką sieć powiązań między różnymi organizacjami, obserwować jak komunikują się między sobą i pomagać im w tych relacjach.

– SORGA zamierza jeszcze ten system rozwijać?

– Nie chciałbym mówić, że nasze rozwiązania pasują wszędzie, ale  wciąż znajdujemy dla nich nowe i bardzo ciekawe zastosowania, które  będziemy rozwijać. Zainteresowanie  systemem MMS jest coraz większe również wśród władz samorządowych w miastach, które mają na swoim terenie wiele różnych organizacji.  Samorządom zależy na tym, żeby one się ze sobą sprawnie komunikowały np. przy ustalaniu kalendarza imprez czy różnych wydarzeń. Przy zainstalowaniu zintegrowanego systemu, łatwiej będzie im prowadzić wspólne działania. W jednym z miast będziemy testować na przykład pilotażowy program dotyczący MOPS-ów. Podopieczni w wieku senioralnym, powinni być regularnie odwiedzani przez wolontariuszy bądź pracowników. Z tych odwiedzin nie ma jednak elektronicznych, łatwo dostępnych dla pracowników raportów, a my możemy przygotować system, który ten problem szybko rozwiąże. Podobnych zleceń mamy coraz więcej, dlatego jestem przekonany, że MMS znajdzie  jeszcze niejedno ciekawe zastosowanie. Po szczegółowe informacje dotyczące działania systemu odsyłam na nasza stronę: sorga.pl

Z Waldemarem Dobrzyńskim rozmawiała Jolanta Czudak

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać komentarz!
Please enter your name here