Jak wynika z najnowszych danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy podjęło legalną pracę w Polsce, z czego 390 tys. na podstawie nowej procedury ułatwiającej zatrudnienie. Zapowiadane przez pracodawców oraz rząd długofalowe działania – np. pomoc systemowa w integracji uchodźców – przełożą się na wzrost liczby zatrudnionych Ukraińców w najbliższych miesiącach.
Przedstawiciele firmy doradczej W&W Consulting oraz kancelarii CMS podczas spotkania z firmami zatrudniającymi obywateli Ukrainy, wskazali kluczowe wyzwania pracodawców w obszarach związanych z obowiązkami podatkowymi oraz bezpieczeństwem organizacji w procesie zatrudniania obcokrajowców. Zapewnienie bezpiecznego miejsca pracy jest bowiem obowiązkiem firmy wobec każdego pracownika, bez względu na narodowość czy miejsce pochodzenia. Dodatkowo, dbałość o odpowiedni poziom bezpieczeństwa przekłada się na wzrost konkurencyjności organizacji na rynku pracy.
„Pracodawcy, którzy zatrudniają obywatela Ukrainy muszą pamiętać o kilku podstawowych obowiązkach: zbudowaniu kultury bezpieczeństwa poprzez prawidłowy system szkoleń BHP, uruchomienie procesów audytowych pozwalających na zlikwidowanie ryzyk dotyczących np. maszyn i urządzeń, edukację pracownika poprzez jasne, czytelne instrukcje. Szkolenie BHP powinno być dopasowane do specyfiki wykonywanych przez pracownika czynności z uwzględnieniem ryzyk, które im towarzyszą, a materiał szkoleniowy powinien być spersonalizowany i oddawać rzeczywiste realia zakładu pracy – powiedział Łukasz Wawrzyniak, ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.
W przypadku Ukraińców to dodatkowo implikuje konieczność poznania polskich wymagań prawnych oraz dobrych praktyk związanych z bezpieczeństwem pracy. Jeśli chodzi o ocenę ryzyka zawodowego, to powinna ona precyzyjnie uwzględniać zadania i czynności przez pryzmat ich realizacji przez pracowników z zagranicy. Ponadto rolą pracodawcy jest przekazanie pracownikowi odpowiednio przygotowanych procedur i instrukcji dot. wykonywania pracy oraz niezbędnych środków ochrony indywidualnej – np. odzieży oraz obuwia roboczego.
W przypadku opodatkowania pracowników pochodzących z Ukrainy, tak naprawdę najważniejsze z punktu widzenia pracodawcy jest rozróżnienie, czy jest to polski czy zagraniczny rezydent podatkowy. Najłatwiej to określić na podstawie certyfikatu rezydencji – dokumentu wydawanego przez ukraińskie władze jednoznacznie potwierdzającego status podatkowy danej osoby. Jednak w czasie wojny pozyskanie prawidłowo przygotowanego certyfikatu jest niezwykle trudne, a rezydencja ma ogromny wpływ na to, w jaki sposób pobierane są zaliczki.
„Osoby z polską rezydencją podatkową, płacą podatki od wszystkich swoich przychodów osiągniętych zarówno na terytorium Polski, jak i zagranicą. Kiedy jednak pracownik nie jest polskim rezydentem podatkowym, będzie opodatkowany tylko od tych przychodów, które uzyskuje w naszym kraju.” – wyjaśnia Paulina Karpińska-Huzior, adwokat i doradca podatkowy z kancelarii CMS. Jedną z najbardziej istotnych różnic w opodatkowaniu pracownika niebędącego rezydentem, jest stosowanie preferencji: ulga na dziecko czy wspólne rozliczanie z małżonkiem są dla tych osób niedostępne.
Brak certyfikatu rezydencji jeszcze nie oznacza, że całość analizy statusu podatkowego osoby zatrudnionej leży po stronie pracodawcy. Polskie Ministerstwo Finansów umożliwia ukraińskim pracownikom samodzielne złożenie oświadczenia o rezydencji podatkowej, przy czym pracodawca nie jest zobowiązany do badania prawdziwości tego oświadczenia, chyba, że z posiadanych przez niego informacji wynikają przeciwne ustalenia. Do takich informacji należy przede wszystkim: długość pobytu w Polsce (co najmniej 183 dni, które pracownik musi spędzić w naszym kraju) oraz posiadanie tutaj ośrodka interesów życiowych (rodzina, źródło utrzymania). Jednak w przypadku kiedy pracownik nie dysponuje ani certyfikatem rezydencji ani nie złożył samodzielnie oświadczenia, to firma, która go zatrudnia, powinna przeprowadzić szczegółową analizę statusu podatkowego tej osoby. (DC)
